Starten met digitaliseren en collectieregistratie

Erfgoedinstellingen in Overijssel beschikken over waardevolle collecties. Deze bestaan bijvoorbeeld uit museale voorwerpen, beeldmateriaal, audiovisueel materiaal en/of archieven. Al deze collecties vertellen een verhaal en zijn het geheugen van een bepaalde streek, stad of dorp. Wil je ze veilig stellen voor de toekomst en zoveel mogelijk mensen kennis laten maken met het erfgoed uit jouw streek? Dan is het in dit huidige tijdperk waarin de meeste informatieoverdracht digitaal plaatsvindt belangrijk om collecties te digitaliseren en online toegankelijk te maken, bijvoorbeeld via een collectieregistratiesysteem. Het digitaliseringsproces kan voor kleine erfgoedinstellingen zoals historische verenigingen en musea die vooral draaien op vrijwilligers best een uitdaging zijn. Want waar moet je nu allemaal aan denken?

Beginnen met digitaliseren
Een handig startpunt voor als je wilt beginnen met digitaliseren is het Spoorboekje Digitalisering van Erfgoedcollecties. Of doe de Zelfscan Digitaal Erfgoed, om te kijken waar je nu staat en wat verbeterpunten zijn. Daarnaast vind je op deze pagina meer informatie en enkele praktische tips.

Wat is digitaliseren eigenlijk?
Digitaliseren kan allereerst betekenen het omzetten van een fysieke bron (bijvoorbeeld een tekening, foto, schilderij of tekst) naar een digitaal bestand. Om dit bestand goed te kunnen bewaren en terug te vinden, heeft het vervolgens context nodig. Een duidelijke beschrijving of in erfgoedtermen: metadata. Dit geeft informatie over wie het gemaakt heeft, wanneer het gemaakt is,  of er auteursrecht op rust, wie mag het gebruiken, enzovoort. Die beschrijvingen en het digitale bestand moeten op een logische plek worden opgeslagen en aan elkaar gekoppeld. Het toevoegen van context aan gedigitaliseerd materiaal en de opslag daarvan kan bijvoorbeeld via een collectieregistratiesysteem. Op de website van Digitaal Erfgoed Nederland kun je verder lezen over wat digitaliseren inhoudt.

Waarom is digitaliseren en collectieregistratie belangrijk?
Bescherming en behoud van fysieke originelen zijn vaak een belangrijke beweegreden voor het digitaliseren van materiaal. Als het materiaal gedigitaliseerd is, hoeft het niet meer uitgeleend te worden. Daarnaast blijft bij een eventuele calamiteit – bijvoorbeeld een brand waarbij fysieke originelen verloren kunnen gaan- de informatie in ieder geval digitaal raadpleegbaar.

Collectieregistratie is ook belangrijk voor beheer. Je kunt immers alleen goed voor je eigen collectie zorgen als je weet wat je in huis hebt, waar het zich bevindt en wat de staat ervan is.

Daarnaast is registratie ook belangrijk voor de verantwoording. We moeten ons regelmatig verantwoorden tegenover bestuur, gemeenten of andere instanties, zoals bijvoorbeeld een verzekeraar in geval van diefstal. Om hun vragen snel en goed te kunnen beantwoorden, moet de registratie en documentatie piekfijn in orde zijn.

Ook belangrijk is het bedienen van je publiek. Als je je informatiehuishouding goed op orde hebt, kunnen vragen snel en efficiënt afgehandeld worden. Als je digitaal goed zichtbaar bent, zijn er zelfs mogelijkheden om je publiek te vergroten. Mensen kunnen immers altijd en overal informatie uit jouw collecties raadplegen. Ook kan gedigitaliseerd materiaal weer worden gebruikt om jouw organisatie en haar waardevolle collecties onder de aandacht brengen. Via social media kun je bijvoorbeeld aandacht besteden aan gedigitaliseerd materiaal met een mooi verhaal.

MijnStadMijnDorp voor erfgoedinstellingen in Overijssel
MijnStadMijnDorp is een platform van Historisch Centrum Overijssel, ondersteund door de provincie Overijssel. Op dit platform kun je mooie verhalen lezen over de geschiedenis van Overijssel en deze ook zelf toevoegen. Daarnaast kunnen kleine erfgoedinstellingen binnen de provincie kosteloos gebruiken maken van het collectieregistratiesysteem dat achter MijnStadMijnDorp zit, OpenAtlantis. Via dit collectieregistratiesysteem kunnen diverse soorten collecties beschreven en toegankelijk gemaakt worden. Heb je interesse in MijnStadMijnDorp of wil je meer weten? Stuur dan een mailtje naar info@mijnstadmijndorp.nl.

Keuzemogelijkheden collectieregistratiesystemen
Er zijn in Nederland diverse leveranciers van collectieregistratiesystemen. Een overzicht van alle leveranciers is te vinden op de website van het Erfgoedhuis Zuid Holland.

De keuze voor een collectieregistratiesysteem is niet altijd gemakkelijk omdat er veel mogelijkheden zijn. Met gebruik van deze handige keuzehulp kun je eerst binnen jouw organisatie bespreken wat de wensen zijn, zodat je deze kunt voorleggen wanneer je in gesprek gaat met leveranciers.

Méér doen met gedigitaliseerd materiaal
Als je eenmaal je collecties hebt gedigitaliseerd en beschreven in een collectieregistratiesysteem, kan het interessant zijn om het zoveel mogelijk te delen, bijvoorbeeld op landelijke platforms zoals het Geheugen van Nederland of Netwerk Oorlogsbronnen. Dit is vaak alleen mogelijk als jouw leverancier werkt volgens de principes van Linked Open Data. Ben je niet bekend met Linked Open Data? Volg dan deze korte cursus data voor dummies van Erfgoed Leiden.

Het Netwerk Digitaal Erfgoed heeft in samenwerking met het Erfgoedhuis Zuid-Holland een inspirerend filmpje opgenomen, waarin een Historische Vereniging laat zien wat er zoal mogelijk is met gedigitaliseerd materiaal. Ook kun je gedigitaliseerd materiaal gebruiken voor bijvoorbeeld educatieprojecten.

Nog enkele tips
Als je wilt beginnen met digitaliseren bedenk dan dat er lokaal al veel kennis beschikbaar is. Maak eens een afspraak bij een historische vereniging of museum bij jou in de buurt en informeer hoe zij het digitaliseren en de registratie aanpakken

– Houd de agenda van Historisch Centrum Overijssel in de gaten voor workshops met praktische tips of schrijf je in voor de nieuwsbrief.

– Als je begint met digitaliseren, is het verstandig om een plan op papier te zetten. Dit geeft je organisatie en de vrijwilligers houvast en iets om naar toe te werken. Meer informatie over het opzetten van een plan lees je op de website van DEN.

Kijk eens op de website van het Netwerk Digitaal Erfgoed.  Het NDE is opgezet op initiatief van het Ministerie van OCW en werkt volgens de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed om collecties in Nederland zo zichtbaar, bruikbaar en houdbaar mogelijk te maken. Het netwerk organiseert regelmatig bijeenkomsten waarbij tips en adviezen worden gegeven. Ook kun je deel gaan uitmaken van hun netwerk door het manifest te ondertekenen. Altijd goed om deel uit te maken van een netwerk waarbinnen je weer kennis kunt uitwisselen!

– Naast collectieregistratie is digitale zichtbaarheid via een eigen website en sociale media ook steeds belangrijker geworden. Door HCO is in november 2020 een workshop schrijven voor het web en succesvol inzetten van sociale media georganiseerd. Bekijk de slides uit de presentatie.

– De digitaal-erfgoed-coach van Overijssel heeft onderzoek gedaan naar digitalisering bij kleine erfgoedinstellingen binnen de provincie. De uitkomen daarvan zijn verwerkt in een rapport, met daarin ook enkele praktische tips.