Archief overdragen

Iedereen bewaart wel een ‘archief’. Bij de één zijn dat de trouwfoto’s en de geboortebewijzen van de kinderen, bij de ander de eigendomsakte van het huis, het testament van opa of de ooit behaalde schooldiploma’s. Weer een ander bewaart de oude Statenbijbel die al eeuwen in de familie is en waarin op de eerste schutbladen de stamreeks nauwkeurig bijgehouden wordt.

Als u een archief of verzameling bij ons onder wilt brengen, kijkt eerst een relatiebeheerder naar het materiaal. Die bepaalt samen met u of Historisch Centrum Overijssel de juiste plaats is voor de collectie. Historisch Centrum Overijssel heeft als uitgangspunt dat nieuwe particuliere archieven en collecties in principe als schenking opgenomen worden, waarbij ook de auteursrechten meegaan.

We stellen een aantal voorwaarden, waarbij in de eerste plaats gekeken wordt naar de waarde van de collectie als informatiebron:

  • Uw archief of collectie moet betrekking hebben op de stad Zwolle, Deventer of de provincie Overijssel;
  • Het moet een aanvulling zijn op de collecties die Historisch Centrum Overijssel al in huis heeft;
  • Het kan gaan om gebeurtenissen/ontwikkelingen of personen die een belangrijke of bijzondere rol in de samenleving speelden. Dat wil echter niet zeggen dat wij alleen collecties van bekende mensen aannemen;
  • Een archief of collectie kan geweigerd worden als deze niet uniek is;
  • Wij verzamelen alleen papieren en digitale archieven, plat beeldmateriaal en audiovisueel materiaal.

Als de collectie interessant is, kijken we naar de staat waarin het verkeert, deze moet goed zijn. Zo moeten de stukken verpakt zijn in zuurvrije dozen en omslagen. Door middel van een inventaris- of plaatsingslijst moet enigszins duidelijk zijn wat er in zit. Als een archief niet aan deze eisen voldoet, verzoeken wij u dit eerst in orde te maken. Wij kunnen u adviseren over hoe u dit aan kunt pakken. Indien noodzakelijk dient vooraf ontsmetting plaats te vinden.

Wat wordt er vastgelegd?
Als een archief of collectie wordt opgenomen in onze collectie is het in principe openbaar en mag iedereen het inzien. Toch kunt u, bijvoorbeeld vanwege privacy-overwegingen, afspreken dat het geheel of gedeeltelijk pas over een bepaalde periode openbaar wordt. Dit alles wordt vastgelegd in een overeenkomst. U kunt een archief overigens niet voor ‘eeuwig’ op slot doen.

Als uw archief of collectie geheel volgens plan bij ons is ondergebracht, tekenen beide partijen een overeenkomst. Daarin wordt formeel vastgelegd:

  • wie de overdragende partij is;
  • over welke periode het loopt;
  • om hoeveel meter het gaat;
  • onder welke voorwaarden het aan Historisch Centrum Overijssel is geschonken;
  • welke bestanddelen wel of niet voor iedereen in te zien zijn.

Heeft u vragen of wilt u meer informatie ontvangen?
Neem gerust contact met ons op!