Het inventariseren en digitaliseren van archieven

Voordat je begint met het digitaliseren van archieven is het eerst belangrijk om te weten wat je huis in hebt. Daarom begin je eerst met het ordenen en beschrijven. Op deze manier zijn de archiefstukken alvast van de juiste context voorzien en kun je later de gedigitaliseerde stukken aan de beschrijvingen toevoegen.

Beginnen met het op orde brengen van je archieven
Op deze factsheet van Erfgoedhuis Zuid-Holland is beknopt beschreven hoe om te gaan met het beheer van archieven. Wil je meer de diepte in? Lees dan deze handleiding over het ordenen en beschrijven van archieven.

Digitaliseren en digitaal bewaren van archiefmateriaal
Hoe je kwaliteitsvol papieren documenten kunt digitaliseren en tips over welke apparatuur te gebruiken, lees je hier. Ook het Stadsarchief Amsterdam heeft een handige handleiding opgesteld voor particulieren over digitaal archief (te downloaden rechtsboven op de pagina).

Als je eenmaal je archieven hebt gedigitaliseerd, bedenk dan dat, dat ook het nodige onderhoud vraagt. De kans bestaat immers dat bestanden die je jaren geleden hebt aangemaakt, vandaag niet meer kunnen worden geopend, er anders uitzien of op een andere manier reageren. Over het digitaal bewaren kun je op de webpagina van Projecttracks meer lezen.

Tekstherkenning
Als je papieren documenten met daarop gedrukte tekst digitaliseert, wil je bij voorkeur dat de inhoud ook doorzoekbaar is. Daarvoor kun je gebruik maken van Optimal Character Recognition(OCR)-software. Bij het scannen is het wel belangrijk om rekening te houden met de eigenschappen van het brondocument. In de meeste gevallen zal inscannen op 300 dpi en 50% helderheid prima werken, maar is de tekst bijvoorbeeld kleiner dan 9 punten dan kun je beter inscannen op 400-600 dpi. Op deze pagina is daar meer over te lezen. Goed om rekening mee te houden; OCR werkt niet altijd perfect, met name niet bij oudere documenten. Over het algemeen geldt; hoe beter de kwaliteit van de scan, hoe beter de herkenning van de tekst.

Crowdsourcing
Een tegenwoordig veelgebruikte manier om archieven toegankelijk te maken is crowdsourcing. Hierbij zet je een grote groep mensen in die affiniteit hebben met geschiedenis om jouw gedigitaliseerde materiaal inhoudelijk te beschrijven, zodat de gegevens in de archiefstukken doorzoekbaar worden voor iedereen. Een voorbeeldproject is de Statenresoluties van Overijssel die via het landelijke platform VeleHanden getranscribeerd worden door vrijwilligers. Ook zijn er via sommige collectieregistratiesystemen mogelijkheden om crowdsourcingprojecten te starten. Informeer bij jouw (eventueel toekomstige) leverancier welke mogelijkheden er zijn.

Bibliotheekcollecties
Beschik je naast archieven ook over een bibliotheekcollectie? Daarvoor kun je gebruik maken van deze richtlijn bij het beschrijven en het aanleggen van een catalogus.

Overdragen van archieven
Naast het zelf zorg dragen voor je archief, bestaat er ook de mogelijkheid om archieven die betrekking hebben op de geschiedenis van Overijssel over te dragen aan Historisch Centrum Overijssel. HCO neemt dan de zorg voor de archieven over en zorgt dat zij op een duurzame wijze bewaard blijven. Wil je weten of jouw archief opgenomen kan worden bij HCO? Bekijk de voorwaarden.